compte rendu de la réunion de bureau du mercredi 2 novembre 2011.

J'ai pas mal de truc personnel à régler en ce moment, et je n'est pas de connexion internet pour l'instant, ainsi je vous fais brievement par de ce que je pense de tout sa :
On veut tendre vers un truc réglo au niveau de la loi ; d'après les textes que j'ai lu et les différente réponse que j'ai eu, on en discutera avec le bureau.
En attandant voici le fonctionnement de défrayement :
- pour le matos on loue un véhicule qui varira en fonction du matos a apporter sur les presta
- pour ce qui est du transport des troupes, dans un premier temps, locations d'un petit monospace 9 place.


ainsi nous auront le transport totale de 12 GD et du matos en 2 véhicule pour 400 euros a vu de nez (somme qui faut que je calcul plus exactement).

Ok, au vu ou du moins au lu de la situation, il est clairement nécessaire de faire une réunion sur ce point. Les arguments se tiennent, il est vrai que rembourser un trajet givors montrond aller retour par un chèque de 80 euros semble être un luxe qu'une assos de cette taille ne puisse se permettre. Voici donc ma vision des choses. Je pense que pour une assos de cette ampleur une bonne partie de l'investissement reste du bénévolat, c'est ce qui a permis à cet assos de devenir ce qu'elle est et c'est cool de vois que le sang neuf se renouvelle à chaque fois, donne de son temps , la chose à mes yeux la plus sacré mais aussi un peu d'argent par des moyens intermédiaires comme le transport, la bouffe, .....C'est un peu le principe que l(on avait en début d'assos car nous n'avions aucun fond de roulement et c'est normal cela fait partie des concessions à faire.
Cependant, il est vrai qu'à partir du ioment où cette assos grandit, génère des fonds, je ne suis pas contre non plus de procéder à des remboursements occasionnels pour des dépenses ou concessions trop importantes pour les membres. Car il est vrai que ce sont souvent les mêmes personnes qui prennnet leur véhicule, d'où un certaine frustration de la part des propriétaires si les frais deviennent trop important à leurs yeux ou si la rotation de ces mêmes véhicules ne se fait pas.
Donc j'en viens à la conclusion et elle m'est personnelle que une assos marche par la motivation et l'envie de donner de son temps et d'autres formes d'investissements qui sont sources parfois de valeurs pécuniaires (putain j'ai vraiment un style lourding), bref. Mais en contrepartie, si son fond le permet alors pour pas rembourser les frais les plus lourds. Ne pouvons nous pas imaginer qu'un défraiment se fait au delà d'un certain nombre de bornes. Et pour récompenser les efforts de ceux qui prennent leur véhicule pour des trajets plus bénins, de se faire rembourser par menue monnaie avec le covoiturage, ou par se faire payer une contrepartie sur une presta, ou encore être exonérer d'un frais ou d'une tâche ingrate ... à imaginer des systèmes peut être plus baser sur l'échange que des remboursements passant des comptes d'apothicaire. C'est pas un système facile non plus, j'en conviens dès qu'on est dans du troc (désolé je vis dans le diois maintenant, salopard de hippies). Mais cela pourrait se faire plus sur des petits trajets que sur des déplacements avec 1 heure ou deux de route...
A voir
Bises mes cailles

ben en faite ya plusieurs choix que je voulais expliquer mais pas eu le temps ni les moyens.

1- covoiturage divisé par les personnes

2- prise en charge des frais par l'asso sur note de frais pour chaque cas :
- on fait le plein d'essence avant le départ, on part en presta, on refait le plein d'essence après la presta et le ticket d'essence sert de note de frais qui sera remboursé par l'asso
- remboursement kilométrique suivant les légalités, à savoir que dans le commerce le remboursement kilométrique est de 20 cts du kilométre (20 cts qui prend en charge l'essence et l'usure du véhicule) le barême de 0,56 cts est celui a déclarer au impots pour les frais réel.

3- la locations d'un véhicule de transport de troupe, monospace, bus, jet privé (quand on ira au quebec pour animer les cariboux ou en mésopotamie pour aller rosser les sumériens)...

Partant pour les sumériens, merci Pépo.

Il y a effectivement un juste milieu à établir entre des sommes qui ont été jugées trop élevées et des sommes jugées trop peu. Entre 25 et 80 euros il y a un pas.

Dans certaines situations ces sommes sont rigoureuses ou pas.

Pour un aller à Montrond, Mappy établi un trajet à 6,28+1,1€ (péage), ce qui réduit l'aller retour à moins de 16 euros.

Le défraiement à 25 euros dans ces cas là pour les conducteurs reste très correct.

Sur une base de 20cts du km, l'aller retour est défrayé à hauteur de 30euros et des brouettes, ce qui est très près de la somme de 25euros....et très loin de la somme à 80euros...

En revanche, pour certains trajets plus longs (Chazelles/Pérouges) la somme de 25 euros était insuffisante.

Comme c'est difficile à estimer avec une base fixe, le défraiement à hauteur de 20cts est très correct. Il fournit une somme correcte à tous les trajets courts ou longs.

Les associations qui tarifient des prestations kilométriques à 50cts sont des assoces parfois plus payées pour rouler sur autoroute que pour leur prestation sur des fêtes. C'est aberrant.

Le but d'un "défraiement" est texto : "d'enlever les frais", donc ceux ci devraient être correctement estimés comme l'a proposé Pépo. Trombones, notes de frais et rigueur sont les seules choses dont on a besoin pour ça. On a aussi la possibilité de faire appel à Mappy ou Via Michelin pour estimer nos trajets, en enlevant certains péages ou en optimisant au moins onéreux et au plus rapide.

Dans cette situation nous serions intégralement remboursés par l'association (usure comprise) sans pour autant pouvoir en tirer du profit personnel.

C'est la manière dont j'établis mes tarifs kilométriques (0,20cts/km) en tant que batteur et je juge ça correct tant pour moi que pour l'employeur orga de fêtes.

Je ne suis pas tout à fait pour le camion et le minibus, mais dans certaines situations ça peut effectivement nous revenir à moins cher sans que nous ayons besoin de nous soucier de l'usure ou de quoi que ce soit.

Et entre nous (car je suis toujours le premier à gueuler pour ça) il y a pleins de fois, plein de prestas et de moments ou nous aurions pu optimiser nos déplacements, transporter moins de matériel inutiles, condenser les voitures ou choisir volontiers ce qui était primordiale ou pas sur une presta.

Sur Chazelles et Pérrouges qui étaient pour moi les meilleures fêtes de l'année nous avons pu utiliser le moins de voitures possibles pour une efficacité tout aussi bonne en terme de prestation.

Et ça réduit déjà beaucoup le nombre de voitures et les économies de l'assoce de réfléchir comme ça.

Il a d'ailleurs été observé par des organisateurs que les groupes de déambulateurs types gargouilles ou lépreux n'avaient souvent besoin que d'un camp réduit et fonctionnel pour se reposer et se grimer. Et ça leur évite de devoir prendre une estafette de matériel exprès.

Heureusement d'ailleurs qu'on possède deux Kangoo, un Némo, un Jumpy !

Bref, tout ça pour dire qu'appliquer des tarifs kilomètriques corrects et de se soucier du vecteur 'transport' à chaque presta permettrait de nous soulager à ce niveau là.

Bonjour à tous
pour éclaircir la situation du point de vue juridique j'en aie parlé avec mon père, qui s'y connais très bien sur la question.
Déjà on se trompe sur un point, on parle de défraiement (moi le premier)alors qu'en réalité ce sont uniquement des remboursement de frais. Qui sont deux chose distincte et ne fonctionnant pas pareil.

Pour la partie qui nous concerne le remboursement de frais il y a deux sytème légaux.

- le forfait : plutôt adapté aux grosse structure qui en gros et crée pour éviter la paperasse, il est déconseiller pour les petites Assos.

-le remboursement de frais kilométrique qui est calculé comme son nom l'indique par rapport aux kilomètre effectué multiplier par un taux. L'administration fiscal publie un barème kilométrique qui sers de maximum car au dela de ce barème l'indemnité serai considéré comme salaire déguisé.
Ce barème est indexe en fonction des chevaux fiscaux du véhicule et du nombre de kilomètre effectué par ans.
Le remboursement se fait par l’intermédiaire d'une note de frais, incluant : les deux parties, la date, la raison du frais, le modèle de voiture et ses chevaux fiscaux et le mombre de kilomètre parcourut.

Voici ce que dit la loi.

Pour faire un juste milieu entre "rien", "25€", "barème fiscal" je propose les taux suivant ( au prorata du barème en partant de la base proposé par sanguin 20cent/km)

3cv 20ct/km (trotinette)
4cv 24ct/km (clio)
5cv 26ct/km (ford focus, xara)
6cv 27ct/km (nemo, kangoo)
7cv 28ct/km (C15)
8cv 30ct/km

évidement si le propriétaire et d’accord et que nous avons le choix entre deux voiture
nous prendrions la moin chère.
bise

Ca pourrait effectivement être pas mal et ça ressemblerait déjà plus à des tarifs ou l'asso et les particuliers s'y retrouvent.

Au moins on a creusé cette question avec plus de profondeur et c'est tant mieux, je pense que nous avons pas mal de solutions à proposer et c'est bien, merci Théo, Pépo, Ludo et Sanguin pour les recherches......

Juste pour mettre le dernier message de Théo en lumière.

Actuellement je travail pour un logiciel qui permet de faire le remboursement de note de frais, donc avec des indemnités kilométriques. Et fonctionne exactement comme la décrit Théo. Avec puissance fiscale du véhicule et un kilométrage pour le remboursement.
On peut même allé plus loin en ajoutant des bornes de remboursement, mais ce n'est pas pertinent pour les GD.

Cool tu peux pas choper ce logiciel ?

ca dépend combien paye l'assos !

Salut à tous !

Effectivement, je pense que les discussions ont bien fait avancer le schimibilick, comme dirait l'autre.
A mon avis, la solution se trouve dans ce qu'on a proposé les uns et les autres, et les solutions de Sanguin ou de Théo semble plutôt réalistes.


A mercredi pour la réunion qui fera avancer les GD !!!